time management sau cum sa mi-fac timp pentru toateIn zilele (saptamanile, lunile) noastre, toti ne impiedicam de aceasta intrebare, care pare a fi retorica si nimeni nu a gasit inca raspunsul: Cum sa-mi fac timp pentru toate? Daca acesta ar fi o intrebare buna, ar insemna ca timpul si energia noastra ar fi infinite. Sau, macar am avea aceasta calitate, abilitate, posibilitate, “sa ne facem” timp; sa avem 50 ore in loc de 24 intr-o zi (si o noapte).
Ei bine, eu nu am astfel de abilitati, presupun ca nici voi. Si daca am fost informata bine, nici timpul nici energia noastra nu sunt infinite. Poate vor fi intr-o zi. Dar pana atunci sa ramanem la ideea ca aceasta intrebare nu e buna.
Sa privim problema altfel: Cum sa-mi prioritizez sarcinile? Cum sa decid ce program imi fac pentru o zi? Cum ii refuz pe cei care imi tot “completeaza” programul, cu ore si sarcini in plus? Cum sa spun NU, fara sa ranesc? In acest articol vom discuta despre primele doua intrebari, cu speranta ca vom gasi si niste raspunsuri (despre ultimele doua am scris deja articole – faceti click aici si aici).
Cum sa-mi prioritizez sarcinile? Cum sa decid ce program imi fac?
Ce credeti ca se intampla daca nu prioritizez? Pai sa vedem:
– poate nu voi fi gata la timp cu sarcinile lasate in urma;
– voi fi stresata, pentru ca nu voi sti sigur timpul necesar rezolvarii sarcinilor (deci nu am habar cand voi termina);
– voi avea in cap toate sarcinile deodata, cu “n” posibilitati de rezolvare… tot deodata.
Si acum ca am vazut ce ne asteapta pe de o parte, sa vedem ce putem face ca si rezolvare a problemei. In urmatoarea imagine aveti prezentate sarcinile in functie de urgenta si importanta lor.
In ce ne ajuta o astfel de categorizare ale sarcinilor? Astfel, avem sanse sa ne dam seama de lucrurile mai putin semnificative, si sa rezolvam lucrurile cu adevarat importante.
Stiati de regula 80:20? (principiul Pareto)
Ea ne spune (aplicand la subiectul nostru), ca 80% din timpul nostru il petrecem facand lucruri mai putin importante, si ne mai ramane 20% pentru celelalte.
Aceasta imagine ne ajuta in decizia: Cum sa ne prioritizam sarcinile?
Cadranul 3: nici importante, nici urgente. Deci poti scapa de ele.Sarcinile din cadranul 4 sunt urgente dar mai putin importante. Astfel, ele se pot delega altor persoane.
In cadranul 2 avem sarcini importante, dar nu atat de urgente. Urmeaza sa le programam pe alta data (dupa ce am terminat cu cele urgente).
Si am ajuns la 1, sarcinile urgente si importante. Acestea trebuie facute ACUM.
Probabil va ganditi ca si aceasta strategie necesita timp. E adevarat. Dar daca ne uitam la beneficiile aduse de ea (castigam timp, ramanem motivati, amanam mai rar, se reduce stresul si anxietatea, etc.), cred ca ii putem accepta importanta. Folositi-o! V-o recomand cu drag!
de Szerena Nagy
Szerena.wordpress.com
PS. Va recomand si un video foarte interesant despre managementul timpului:
In plus fata de ce a scris Szerena as vrea sa mai adaug cateva idei ale lui Covey despre acest subiect:
Cadranul sarcinilor urgente si importante: este cadranul NECESITATII – aici gasim deadline-uri, crize, probleme presante. Este de dorit sa ne petrecem un oarecare timp in acest cadran, insa atunci cand ne axam activitatea pe acest cadran, el devine din ce in ce mai mare, ca un bulgare de zapada care se rostogoleste, si sfarsim prin a fi epuizati sub greutatea lui.
Cadranul sarcinilor urgente si neimportante: este cadranul ACTIVITATILOR INSELATOARE. De dorit ar fi sa-l evitam.
Cadranul sarcinilor neurgente si neimportante: este cadranul RISIPEI, al EXCESULUI. Cei care actioneaza prea mult in primele doua cadrane mentionate ajung sa fie epuizati, si evadeaza in acest cadran.
Cadranul sarcinilor neurgente si importante: este cadranul EFICIENTEI. Cei care actioneaza in acest cadran dau dovada de proactivitate:
– isi pregatesc, isi planifica viitorul;
– prevad si cauta cai sa previna obstacolele;
– isi construiesc relatii solide;
– invata, capata cunostinte noi, abilitati noi necesare progresului.
Cu cat actionam mai mult in acest cadran, cu atat se reduce cadranul necesitatii. In viziunea lui Covey exista un singur mod in care putem sa ne schimbam paradigma si sa actionam preponderent in acest ultim cadran: autodisciplina.
O tema interesanta:
Analiza efectelor socio-economice determinate de aciiunea factorilor care influentează utilizarea timpului.
Doreste cineva sa discute despre timp – ca o importanta resursa economica?
Multumim Corina pt. completari. De real folos. 🙂
Caci urmarind pur si simplu cadranul si recomandarile din el s-ar fi dedus ca sarcinile urgente si importante “sunt cele de dorit”, ceea ce nicidecum nu poate fi adevarat, atata timp cat se recomanda sa faci lucrurile din timp si nu sub presiune dead-line-ului. Totodata, apare o inadvertenta in textul Szerenei. Daca sarcinile neimportante si neurgente trebuie “aruncate”, atunci de ce cele “urgente si mai putin importante” trebuie delegate? Nu e clar ca trebuie si ele aruncate? Sau invers, daca acestea din urma trebuie delegate, nu ar trebui si cele neurgente&neimportante delegate si ele? 🙂
Si poate cel mai important, draga Corina ai tastat gresit. 🙂 Cand vorbeai de cadranul eficientei, te refereai desigur la taskurile NEURGENTE SI IMPORTANTE si nu invers. 🙂
Asa este Iri, multumesc, gresisem si am corectat. Referitor la textul Szerenei, e scris din perspectiva liderului, care are cui delega si chiar este necesar sa-si delege o parte din activitati.
Tot despre timp, dar din alta perspectiva!
De cele mai multe ori, viata noastra urmeaza directiile trasate de ritmul alert al societatii in care traim.
Nu ne mai dam seama cand a trecut dimineata si s-a facut seara, cand a venit primavara si am ajuns in iarna.
Ne lasam absorbiti de ritmul societatii sub deviza “trebuie”: trebuie sa indeplinim mai multe obiective la serviciu, trebuie sa aflam tot ce este nou pentru ca altfel suntem depasiti, trebuie sa nu-i dezamagim pe ceilalti…
Trebuie…
Si astfel am uitat de noi, de nevoile noastre, am uitat sa ne odihnim, am uitat sa respiram.
Uneori simtim ca alergam sa prindem din urma propria noastra viata. Avem impresia ca vom reusi daca vom munci si mai mult.
Subiectul este tratat extraordinar de dr. Stephen Rechtschaffen in cartea sa Cealalta fata a timpului. El ne propune notiunea de timeshifting. Tehnica lui de “tranzitare a timpului” nu este totuna cu gestionarea timpului. Constientizarea timpului nu are nici o legatura cu a produce eficient, desi daca o practicam, vom avea multe avantaje de ordin practic.
Intelegand mai bine timpul putem sa fim una cu el si putem sa-l tranzitam in ce sens dorim. Putem face asta invatand sa intram in rezonanta cu diferite ritmuri care exista in jurul nostru.
O perioada scurta de tranzitie constienta intr-un ritm mai lent, ne ajuta sa ne echilibram pentru ca putem sa ne traim constient sentimentele si senzatiile. Devenim prezenti in propria noastra viata si ne simtim de parca am venit acasa dintr-o calatorie.
“Simpla capacitate de a privi cu atentie lumea asa cum este ea poate fi esenta unei vieti sufletesti care sa merite traita” spunea David Whyte.
Dr. Stephen Rechtschaffen ne ofera posibilitatea de a vedea cealalta fata a timpului pentru a putea sa ne regasim echilibrul si a putea sa facem fata ritmurilor rapide cu care am fost nevoiti sa ne sincronizam.
Deci:
Notati-va in agenda intalnirile cu eul vostru!
O alta abordare superba am intalnit-o la Anthony Robbins: “Time is EMOTION!” (sper ca nu e nevoie de traducere)
Metoda lui se numeste “OPA” – outcome, purpose, action. (What is your Outcome?, What is your Purpose?, What Action do you wanna take?)
Prima intrebare pe care e important sa ti-o pui este: Ce vrei de fapt? (What is your outcome?) Ce rezultat vrei sa obtii? Ce iti doresti de fapt de la viata, de la zi, de la clipa curenta. Ce vrei sa traiesti ca sentiment? (iubire, pace, armonie, stabilitate etc). Ce vrei sa fii?
A doua intrebare: De ce? (What is your purpose) Care sunt motivele pentru care iti doresti rezultatul respectiv?
A treia intrebare (dupa ce ai gasit suficiente motive): Ce trebuie sa fac pentru a ajunge la rezultatul dorit?
O sa intrebati: si ce treaba are cu time-managementul? Pai are. Sa acorzi timp pt ceea ce iti doresti cu adevarat, pt ceea ce doresti sa simti cu adevarat, pt ceea ce vrei sa fii cu adevarat sa fii – asta inseamna un adevarat management al timpului.
Toate sunt detaliate in “Time of your life” pe care eu in momentul asta il stiu doar de pe “audio book”, in engleza.
Imi pare rau ca Tony Robbins inca nu are atat de multi fani in Ro, si doar vreo doua carti traduse, dar cu timpul se vor schimba multe. Dupa parerea mea “Tony is the best!”
Si mie imi place foarte mult Anthony Robbins. Am citit doar “Putere nemarginita” si cred ca este o carte extraordinara.
O adresa pentru Liviu:
YouTube – Tony Robbins motivates you in 20 minutes: TEDTalks
http://www.ted.com Tony Robbins talks about how to unlock …
http://www.youtube.com/watch?v=Cpc-t-Uwv1I
Sper sa-ti faca placere sa vezi acest video cu Tony Robbins.